La gestion de parc informatique consiste à savoir, à tout moment, quels équipements, logiciels, comptes et accès l’entreprise possède, qui les utilise, et dans quel état ils sont. Dans la plupart des PME, cette connaissance n’existe que par morceaux : dans la mémoire du référent informatique, dans les factures, dans la console d’un prestataire. La question se pose le plus souvent au pire moment — un départ, un vol, une attaque, un audit — et c’est alors qu’on découvre ce qu’on ne savait pas.
La tentation est de commencer par un logiciel. C’est l’ordre inverse de celui qui fonctionne. L’outil vient en dernier : d’abord l’inventaire, ensuite les règles, et seulement alors l’outil qui les tiendra.
Faire l’inventaire du parc informatique : postes, licences, comptes, accès
L’inventaire du parc informatique se fait en quatre volets, et le premier est le moins important des quatre.
- Les postes et équipements. Ordinateurs, téléphones, tablettes, imprimantes, équipements réseau : qui les utilise, depuis quand, sous quel système, avec quel niveau de mise à jour, et si leur disque est chiffré.
- Les licences et abonnements. Chaque logiciel et service en ligne payé, avec son nombre de comptes, son échéance et son responsable.
- Les comptes. Tous les comptes ouverts dans chaque outil — y compris ceux des salariés partis, des prestataires et des stagiaires.
- Les accès privilégiés. Qui détient des droits d’administration, sur quoi, et pourquoi.
Les deux derniers volets sont ceux qu’on néglige, et ceux qui comptent le plus. Le guide d’hygiène informatique de l’ANSSI consacre un chapitre entier à la connaissance du système d’information, et y demande notamment de disposer d’un inventaire exhaustif des comptes privilégiés et de le tenir à jour : ce sont les premières cibles d’un attaquant qui cherche à s’étendre. Un ordinateur égaré se remplace ; un compte administrateur oublié, encore actif trois ans après le départ de son titulaire, ouvre la porte à tout le reste.
Pour commencer, les sources sont connues : les factures et relevés de cartes bancaires pour les abonnements, les consoles d’administration des principaux outils pour les comptes, et un tour des bureaux pour le matériel. Le résultat tient d’abord dans un simple tableur. Il n’a pas besoin d’être parfait pour être utile : il a besoin d’exister.
Reste la question des équipements personnels utilisés pour le travail — le téléphone d’un commercial, l’ordinateur d’un associé. Ils n’appartiennent pas à l’entreprise, mais ils accèdent à ses données. L’inventaire doit au moins les recenser, et la règle dire ce qu’ils peuvent atteindre : l’ANSSI déconseille de mêler outils personnels et usages professionnels, précisément parce que l’entreprise n’en maîtrise ni la sécurité ni le devenir.
Les règles de gestion : arrivées, départs, renouvellements
Un inventaire se dégrade dès le lendemain s’il n’est pas tenu par des règles. Trois moments décident de sa qualité, et l’ANSSI fait de l’organisation des arrivées, des départs et des changements de fonction l’une de ses mesures de base.
L’arrivée
Quel équipement est remis, quels comptes sont ouverts, avec quels droits, et qui le décide. Une liste écrite évite les deux travers habituels : le nouvel arrivé qui attend ses accès une semaine, et celui qui reçoit par commodité les droits de son prédécesseur.
Le départ
C’est le moment le plus risqué. Le jour du départ, les comptes sont fermés ou suspendus, les accès révoqués — y compris aux outils en ligne souscrits hors du service informatique —, le matériel récupéré, et les données professionnelles transférées à qui doit les reprendre. Sans procédure écrite, chaque départ laisse derrière lui des comptes ouverts et des licences payées pour personne.
Le renouvellement
Chaque équipement a une durée de vie, chaque logiciel une fin de support. Les connaître permet de planifier le budget au lieu de le subir, et d’éviter de garder en service des systèmes qui ne reçoivent plus de mises à jour de sécurité — une précaution que le guide de l’ANSSI rattache, elle aussi, à la tenue d’un inventaire à jour.
Ces règles ont leur place dans la charte informatique, qui dit à chacun ce qui est permis et ce que l’entreprise contrôle. La charte fixe la règle ; la gestion de parc permet de la tenir.
Choisir un logiciel de gestion de parc informatique : les critères
Une fois l’inventaire établi et les règles écrites, un logiciel devient utile : il tient l’inventaire à jour automatiquement, et il fait respecter les règles sans dépendre de la mémoire de quelqu’un. Le marché mêle des outils de natures différentes, qu’il vaut mieux distinguer avant de comparer :
- les outils d’inventaire et de gestion des services, souvent associés à un suivi des demandes et des incidents — GLPI, logiciel libre, en est un exemple répandu en France ;
- les plateformes de supervision et de gestion à distance des postes, utilisées notamment par les prestataires d’infogérance — NinjaOne en fait partie ;
- les outils de découverte, qui explorent le réseau pour recenser ce qui s’y connecte, comme Lansweeper ;
- les outils de gestion des terminaux mobiles et des postes, souvent liés à un environnement bureautique, comme Microsoft Intune.
Ces noms illustrent des catégories ; ils ne sont pas une recommandation. Le bon choix dépend de critères qui tiennent à l’entreprise plus qu’au logiciel :
- qui l’administrera — un salarié, un prestataire, ou personne, auquel cas l’outil le plus simple sera le meilleur ;
- ce qu’il doit couvrir — matériel seulement, ou aussi licences, comptes et outils en ligne ;
- ses liens avec l’existant — annuaire des comptes, outils bureautiques, suivi des demandes ;
- la localisation des données qu’il collecte sur les postes et les utilisateurs, puisqu’il en devient un sous-traitant ;
- la réversibilité — pouvoir exporter l’inventaire le jour où l’on change d’outil ou de prestataire.
Le dernier critère est souvent oublié. Lorsque l’outil appartient au prestataire d’infogérance, l’inventaire lui appartient de fait : changer de prestataire revient alors à perdre la connaissance de son propre parc.
Le suivi des licences, poste oublié du budget
Les licences sont la partie du parc qui coûte sans se voir. Elles se renouvellent tacitement, se multiplient par service, et survivent aux départs. Leur suivi révèle presque toujours les mêmes écarts : des comptes payés pour des personnes parties, des outils redondants souscrits par deux équipes, des niveaux d’offre supérieurs à l’usage réel, des échéances passées sans que personne ait eu l’occasion de renégocier.
Une part croissante de ces licences échappe au service informatique : des outils en ligne souscrits par une équipe, payés par carte, adoptés avant toute décision. Ils ne coûtent pas seulement de l’argent. Chacun traite des données de l’entreprise, parfois des données personnelles, et appelle à ce titre un contrat conforme à l’article 28 du RGPD que personne n’a relu.
Le suivi tient en quelques colonnes — outil, nombre de comptes payés, nombre de comptes actifs, niveau d’offre, échéance, responsable — et en un rendez-vous : une revue avant chaque échéance importante. C’est souvent le premier chantier qui rembourse l’effort de gestion de parc, parce que ses effets se lisent sur les factures suivantes.
Quand l’entreprise veut une vue complète — parc, sécurité, contrats, conformité — avant d’investir, c’est l’objet d’un audit informatique de PME. Et c’est le travail que Maeliom Consulting engage le plus souvent en premier : savoir ce qu’on a, avant de décider ce qu’on en fait.
Questions fréquentes
Par où commencer l’inventaire d’un parc informatique ?
Par les comptes et les abonnements plutôt que par le matériel : les factures, les relevés de cartes bancaires et les consoles d’administration des principaux outils. C’est là que se trouvent les risques et les dépenses invisibles.
Faut-il un logiciel de gestion de parc dans une petite entreprise ?
Pas au début. Un tableur tenu à jour suffit tant que le parc est réduit et les règles écrites. Le logiciel devient utile quand la mise à jour manuelle n’est plus tenue.
Qui doit être responsable de la gestion du parc ?
Une personne nommée, même à temps partiel, avec un mandat de la direction. Un prestataire peut tenir l’outil, mais l’inventaire doit rester accessible à l’entreprise et exportable.
Source : ANSSI, guide d’hygiène informatique (version 2.0, 2017), chapitre « Connaître le système d’information ».